Concientizar a los gerentes sobre los problemas y brindarles la información necesaria para respaldar eficazmente la toma de decisiones es fundamental en las compañías. Conoce más sobre el control de gestión en esta guía práctica.
El proceso dinámico y continuo de monitorear el desempeño y ajustar las acciones para garantizar los resultados comerciales deseados se llama control de gestión. Este mecanismo permite a las empresas evaluar en tiempo real el progreso hacia sus objetivos, identificar posibles desviaciones y aplicar correcciones oportunas.
Control de gestión: definición y objetivos
El control de gestión se puede definir como el conjunto de sistemas, procesos, prácticas y herramientas que permiten a los directivos gestionar la empresa de forma eficaz alcanzando los objetivos fijados en los tiempos establecidos. Estos incluyen métodos y herramientas para contabilidad y aquellos para medir el desempeño y los KPI comerciales.
Por lo tanto, el objetivo principal del control de gestión es crear y desarrollar coherencia organizacional, uniformidad en la toma de decisiones y convergencia de los objetivos de diferentes unidades de negocios dentro de una organización, de una manera económicamente viable. En la práctica, esto se concreta en cuatro acciones:
- Identificar las causas de las desviaciones (es decir, las diferencias entre los resultados reales de la empresa y los planes establecidos, que pueden ser tanto positivas como negativas, ndr.) y los sectores deficitarios para poder intervenir rápidamente.
- Medir el desempeño de las áreas individuales de la empresa evaluando la integración de colaboradores externos, cuando sea necesario, con el fin de aumentar la capacidad de producción.
- Optimizar la gestión de los recursos productivos y económicos de la empresa.
- Brindar apoyo a la dirección de la compañía en la definición de objetivos estratégicos.
Control de gestión y gestión financiera de la empresa.
El control de gestión y la gestión financiera de la empresa son dos actividades estrechamente relacionadas entre sí. ¿Por qué? El control financiero se refiere a cuestiones que pueden influir en la actividad de la empresa en términos de evaluación, asignación y uso de los recursos económicos, mientras que el control de gestión es una actividad global, un ejercicio que también incluye la parte de control financiero.
Análisis histórico de estados financieros, análisis de flujo de efectivo, evaluación de oportunidades de inversión, manejo de fuentes de financiamiento, manejo de riesgos financieros, son las principales herramientas y técnicas utilizadas en finanzas corporativas que un gerente de control de gestión (el contralor) debe conocer para ayudar a la empresa. lograr sus objetivos de desempeño y crecimiento financiero.
El control de gestión como motor de la innovación y el crecimiento empresarial
Hoy en día, la mayoría de las empresas reconocen la importancia de la innovación como motor de crecimiento empresarial y el control de gestión puede ser un motor de innovación y, por tanto, apoyar a la empresa en su crecimiento.
Esta actividad apoya a los directivos en esta dirección de varias maneras:
- Identificar las áreas de mejora o que requieren mayores inversiones en términos de recursos económicos, humanos e instrumentales.
- Cruzar los datos de los clientes con las tendencias del mercado para identificar nuevas áreas de negocio a desarrollar.
- Evaluar el impacto financiero y productivo de las nuevas tecnologías y, en base a los resultados, orientar la transición digital de la empresa.
- Señalar áreas potenciales de riesgo relacionadas con la innovación y definir un plan de acción para gestionarlas.
De esta forma, el control de gestión puede contribuir a impulsar el proceso de innovación de la empresa y mejorar su nivel de competitividad.
La importancia del control de gestión para el éxito empresarial
El control de gestión proporciona indicaciones de cómo está operando la organización de acuerdo con sus objetivos, permitiendo tomar decisiones informadas y oportunas para mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos de negocio y promover el crecimiento de la empresa. Las desviaciones negativas se detectan inmediatamente, lo que permite tomar las acciones correctivas adecuadas. Por lo tanto, se minimiza la diferencia entre los resultados esperados y reales.
El control de gestión también nos permite evaluar la contribución de los recursos humanos a la consecución de los objetivos, influyendo y dirigiendo el comportamiento de los equipos o individuos hacia la eficiencia.
Otro aspecto para destacar es la acción de facilitar la coordinación entre las distintas áreas de la empresa implementada por el control de gestión. Esta actividad permite verificar si la producción se realiza según los pedidos recibidos o, en caso contrario, identifica las causas de la desviación e inicia acciones correctoras, estableciendo una coordinación entre los departamentos implicados.
Todas estas acciones -y más- la convierten en una actividad relevante para alcanzar el éxito empresarial.
El papel del control de gestión en la planificación estratégica de la empresa.
La planificación estratégica es el proceso mediante el cual los líderes de una organización definen su visión para el futuro e identifican las metas y objetivos de la organización y establecen la secuencia en la que estas metas deben alcanzarse para que la organización pueda perseguir su visión declarada.
El control de gestión juega un papel fundamental en la planificación estratégica corporativa. Le permite monitorear los objetivos estratégicos y su logro a lo largo del tiempo mediante la identificación de cualquier problema crítico. De esta forma, la dirección de la empresa puede evaluar la eficacia de sus estrategias y realizar cambios para mejorar los resultados.
Las principales técnicas de control de gestión
La contabilidad de costes, la elaboración de presupuestos y la presentación de informes forman parte de las principales técnicas de control de gestión. En general, todas son herramientas que permiten identificar desviaciones de los objetivos marcados y tomar decisiones oportunas para enderezar las cosas cuando sea necesario. Específicamente:
- La contabilidad analítica se utiliza para realizar un seguimiento de los costos e ingresos, así como para analizar la rentabilidad de un proyecto o servicio midiendo la relación entre los recursos utilizados (input) y los resultados obtenidos (output).
- La planificación y el control presupuestario permiten definir los planes financieros de la empresa y monitorear el desempeño económico-financiero en el tiempo.
- La memoria empresarial es un documento que tiene la función de transmitir, dentro y fuera de la empresa, los resultados alcanzados, y analizar las desviaciones respecto a los objetivos marcados durante la planificación.
Análisis de costos e indicadores de desempeño.
Otras dos técnicas fundamentales de control de gestión son el análisis de costos y los indicadores de desempeño.
El análisis de costos le permite identificar las partidas de gastos de la empresa y evaluar la eficiencia de los procesos comerciales. De esta forma, es posible identificar áreas de mejora y proponer soluciones para reducir costes.
La definición de indicadores de desempeño (KPI) permite evaluar el desempeño de áreas individuales de la empresa en referencia a valores predeterminados, identificando desajustes.
Cómo el control de gestión ayuda a tomar mejores decisiones en la empresa
Gracias al seguimiento continuo del desempeño económico-financiero, y a la capacidad que ofrece para identificar posibles desviaciones de los planes establecidos, la dirección de la empresa puede tomar decisiones rápidas basadas en determinada información, favoreciendo el crecimiento de la empresa.
El control de gestión como herramienta para la mejora continua de la empresa
Gracias al control de gestión es posible obtener una visión clara de dónde está la empresa y hacia dónde se dirige. Basándose en cierta información, el controlador garantiza que el desempeño y los resultados reales estén relacionados con los principales objetivos de la empresa.
De esta forma mejora la capacidad de la organización para planificar acciones futuras, facilita la coordinación entre divisiones y también apoya la descentralización organizacional, creando un entorno de conocimiento y comprensión de los objetivos repartidos por toda la empresa. Todo ello nos permite diseñar un camino de mejora continua que mira al futuro.
Cómo implementar un sistema de control de gestión eficaz en su empresa
Para implementar un sistema de control de gestión eficaz es necesario definir objetivos claros y mensurables, monitorear constantemente los resultados y adaptarse rápidamente a situaciones en constante evolución.
Es posible dividir este proceso en cuatro fases:
Establecer estándares y métodos para medir el desempeño.
Los “estándares” se definen como criterios de desempeño con respecto a los cuales se mide el desempeño para que los gerentes puedan recibir señales sobre cómo van las cosas.
Medir el desempeño
Existen varios métodos para medir el desempeño. Sin embargo, cuanto más se definan los estándares apropiadamente, más fácil será evaluar el desempeño real o esperado.
Determinar si el rendimiento cumple con el estándar
Implica comparar los resultados medidos con los estándares ya establecidos. Si el desempeño corresponde al estándar significa que todo se desarrolla con regularidad, viceversa los gerentes deberán intervenir tomando medidas correctivas.
Tomar medidas correctivas
Si el desempeño no está a la altura del estándar, se deben implementar acciones correctivas, que pueden implicar un cambio en una o más de las actividades y operaciones de la organización.
Es fundamental involucrar a todos los empleados de la empresa en el proceso y proporcionarles la información necesaria para comprender la marcha del negocio y su papel en la consecución de los objetivos.
Esto es posible siguiendo algunas buenas reglas como: comunicar los objetivos de la empresa y cómo su trabajo contribuye a alcanzarlos; involucrar a los empleados en la definición de objetivos y KPI; proporcionar retroalimentación periódica sobre los resultados obtenidos; Reconocer y recompensar a los empleados que logran sus objetivos.
Control de gestión, ¿quién lo hace?
El responsable de control de gestión, o Controller, es una figura habitualmente incluida dentro del equipo de AFC (Administración, Finanzas y Control), aunque en muchas empresas esta actividad está encomendada a profesionales externos. Su tarea principal es monitorear el uso correcto de los recursos financieros para lograr los objetivos comerciales establecidos. Así asegura una evaluación cuidadosa de todas las actividades.
El contralor analiza la contabilidad de la empresa, los informes y todos los documentos útiles para comprender el desempeño económico y financiero de la empresa utilizando el invaluable apoyo de herramientas de software de gestión y soluciones de Business Intelligence , monitorea el desempeño de la empresa e informa periódicamente los resultados a la gerencia de su actividad, también sugerir estrategias correctivas si surgen problemas o cuestiones críticas.
Habilidades de un controlador
El responsable del control de gestión suele tener una licenciatura en economía o estadística. Se trata de una persona con excelentes capacidades de síntesis y análisis, que está familiarizada con el tema de contabilidad y análisis presupuestario, elaboración de presupuestos y reporting.
En el desarrollo de sus actividades son fundamentales un buen conocimiento de los programas ERP, SEM (Modelo de Ecuaciones Estructurales) y BI, el dominio del idioma inglés y de las normas fiscales y civiles nacionales y no nacionales.
